ここ数年、年に1,2回は国際学会に参加するようになり、海外出張の機会が増えました。
ズボラな僕は毎回直前になって慌てるのですが、流石に回数が増えてきてルーチンになってきたので、出発前日までに行なっているルーチンをまとめておきます。
ほぼ自分用のチェックリストになってますが、国際学会に行くのに何をしたらいいかよくわからない人の参考になれば。
旅程：飛行機とホテル
交通費と宿泊費は各所属の規定でいくらまで、と決まっていると思います。
僕の所属だと、「交通費は全額支給、ただし助教以下のポストでは飛行機の場合エコノミーを使った場合の額を支給。宿泊費は●円まで支給、足が出た分は自己負担。」といった感じです。
移動手段と宿泊先の予約も、所属によっては指定されたシステムで予約しなければならないところと、各自で予約して領収書などを出して出張費として返却されるところがあると思います。
僕のところは前者ですが、後者の場合は楽天トラベルなど、自分の普段使っている旅行代理店を使えばいいので、ポイントなどの点でお得なのかもしれないですね。
学会のregistration/accommodation
発表がある場合は、抄録を投稿するので、そのついでに参加登録するのは忘れないと思うのですが、発表のない国際学会への参加（という経験はほとんどありませんが）の場合は、抄録を投稿していないので、学会HPでの事前の参加登録（registration）を忘れてしまうことがあります。
現地でのregistrationも可能ですが、当日価格は割高で、現金しか受け付けてくれないことも多く、事前登録をぜひすべきです。特に国際学会は国内学会と違って参加費がべらぼうに高いので！！！特に事前登録でも“early registration”とか”early bird registration”といった、かなり前もっての登録だと、より割安になることが多いので、期日はチェックしておきましょう。
また、当日、英語で直接やり取りする自信がないのであれば、なおさら事前登録の方がいいでしょう。
なお、事前登録していたはずなのに、いざ行ってみると登録されていない、と言われた経験が何度かあります。registrationと支払い完了のメールが来ていたので、それを印刷して持って行っていたため事なきを得ましたが、参加費がべらぼうに高い割にその辺の管理がずさんなこともあるので、気をつけてください。
ホテルに関しては、学会HPでaccommodationというページが用意されており、そこを経由すると学会経由の割安価格でホテルを予約することもできます。
ただ、学会が用意しているホテルは結構高級なホテルなことが多いので、学会経由の割引価格でも値が張り、所属先の規定額を越えることが多いです。僕の場合は、せっかくの機会だし、本来はもっと高くなるはずの高級ホテルを割安で楽しもう、と思って、学会経由でホテルを取ることが多いです。
渡航先の入国審査用の手続き：ESTA、eTAなど
アメリカの入国の場合、事前にESTAというシステムで入国のための手続きをする必要があります。
カナダも同じようにeTAというシステムで手続きが必要です。
どちらもweb上で手続きでき、クレジットカードで数ドルほど決済が必要になります。
これを忘れると入国がえらいことになるので、しっかり事前登録しましょう！
ガイドブック購入
最近はネット上の情報が豊富なので、現地の情報はインターネットでも十分収集できるようにも思いますが、ガイドブックのまとまった情報もやはり魅力的で、国際学会に行く際は必ず購入しています。
電子ブックでもいいかもしれないですが、スマホやタブレットのバッテリー切れの可能性やパッと参照できる事を考えて、普通の本として買っています。
今のところ地球の歩き方一択で、ここ数年でうちの本棚の一角にちょっと集まってきました。
海外で使えるレンタルwifiの予約
つい最近まで海外での通信は現地のホテルやカフェの無料wifiだけでやってたんですが、面倒だし1週間で7000円程度の出費なら、と最近は契約するようにしてます。
いろんな会社のレンタルwifiがあり、僕が最近使ってるのはグローバルwifiです。
というのは、僕がズボラで、出発前日までwifiの予約を忘れてたりするんですが、前日予約で出発空港のカウンターで受け取れるので、僕のような人間にはぴったりだなーと・・・（笑）
持ち物リスト
僕は基本的には荷物が少ない方で、最悪パスポート、財布、発表のスライドデータ、スーツがあればなんとかなる、と思っていますが・・・
必須のもの
- パスポート
- 財布（現金5万円程度とクレジットカード1つ入ってればok）
- スマートフォン
- 発表スライドデータ（USBメモリで持参）
- スーツ、ネクタイ
- 着替え
- 名刺（学会では必須！表面は日本語、裏面は英語で！）
基本的に持って行ってるもの
- 外貨用の財布（日本円と別で管理するのに）
- 革靴（普段はスニーカーで行動するので、それとは別に持っていく）
- iPad（飛行機で本を読んだりするのに）
- ノートPC（飛行機やホテル、学会場で仕事します・・・）
- ホットアイマスク（長時間のフライトで寝る用）
- 電源のアダプター（コンセントの形状を調整するものと、電圧調整するもの）
- 整髪料、歯ブラシ、歯磨き粉（海外のホテルにはないことが多い）
だいたいこんなものでしょうか・・・。
名刺は普段は所属先で発注してますが、一度学会直前に名刺を切らしていることに気づき、普段の発注だと間に合わないとなった時に、ビスタプリントというサイトで発注したことがあります。
このサイトで作れる名刺、発注から届くまでが早かったので使ったのですが、テンプレートだけでも結構色々あってオリジナリティのあるデザインで作ることができます。
今もたまにここで作った名刺を渡すことがあるのですが、普段の名刺よりも目を引いて、相手の印象に残っているように思います。
アイマスクはいつもめぐリズムの「蒸気でホットアイマスク」を使ってます。
もともとはローズとラベンダーの匂いしか知らなかったのですが、いつの間にか完熟ゆずの香りが追加されていて、いろんな香りの詰め合わせを試した結果、ずっとゆずを愛用。
ワイシャツ・Tシャツの畳み方
学会のための着替えなのでワイシャツを持っていくのですが、畳み方が悪いとシワがついていざ着る時に辛いことに・・・。
ということでワイシャツの畳み方。
荷物が飛行機の持ち込み可能条件を満たすか？
国際線の飛行機といえば手荷物の検査や、預入荷物の条件が結構厳しいです。特に、2002年以降、アメリカ行きをはじめ、国際線の預入荷物の条件が厳しくなったので、現在市販されているスーツケースならだいたい大丈夫ですが、親が昔使っていた、ちょっとビンテージ感がある大きなスーツケースなどを借りると預けられない、なんてことも。
各航空会社の荷物の条件を記載したWEBページをまとめたブログを見つけたので、リンクを貼っておきます。
国際学会で準備しているもの
さて、次回は、出発当日空港編です。
